ChatGPTの作業を数日かけて進めるときの引き継ぎ方：プロジェクト機能と手元メモの使い分け

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ChatGPTの作業を数日かけて進めるなら、毎回まっさらなチャットを開くより、関連するチャット、ファイル、指示をプロジェクトにまとめる方が扱いやすくなります。執筆、調査、計画などで同じコンテキストを使えるためです。ただし、過去の会話を置いておけば何でも自動で整理される機能ではありません。どの情報を残すか、メモリをどこまで参照させるか、誰に共有するかを決めて運用します。

最初に資料と指示をそろえる

作成の手順は、サイドバーで「新しいプロジェクト」を選び、名前、アイコン、色を設定するだけです。プロジェクトは無制限に作成できます。「毎週のブログ記事」「営業資料の更新」「副業の作業ログ」のように、継続するテーマ単位で分けると探しやすくなります。

資料はPDF、スプレッドシート、文書、画像をアップロードでき、文章を貼り付けることもできます。追加したファイルはプロジェクトのソース一覧からプレビュー、ダウンロード、削除が可能です。同名ファイルを再度アップロードしたときは、「このままアップロード」か「スキップ」を選択します。複数ファイルで「スキップ」を選んだ場合も、競合するファイルだけが省略され、残りはアップロードされます。

無料版はプロジェクトごとに5ファイル、GoとPlusは25ファイル、Edu、ChatGPT Pro、Business、Enterpriseは40ファイルです。一度にアップロードできるファイルは10個までです。

指示は、その他のオプションメニュー（•••）から「プロジェクト設定」を開いて追加します。たとえば、簡潔な回答、箇条書き、不明点がある場合の質問を指定できます。プロジェクトの指示はそのプロジェクト内だけで適用され、グローバルなカスタム指示より優先されます。

ブログ用途なら、対象読者、文体、避ける表現、公開前のチェック項目を指示に書くと、毎回の説明を減らせます。一方、日付ごとの決定事項や未処理の課題は、手元のテキストファイルや表計算にも残しておくのが無難です。AIに参照させる資料と、人間が進み具合を把握するログは、役割を分けた方が混乱しません。

過去のチャットと回答を引き継ぐ

すでに作ったチャットは、プロジェクトへドラッグするか、チャットのメニューから「プロジェクトに移動」を選びます。移動後、そのチャットはプロジェクトの指示とファイルのコンテキストを継承します。GPTで作成したチャットはプロジェクトに移動できません。「プロジェクトに移動」が表示されない場合は、移動対象外の可能性があります。そのときはプロジェクト内で新しいチャットを始める方が早く切り分けできます。

作業の途中で再利用したい要約、意思決定メモ、下書き、分析ができたら、回答のメッセージメニューから「プロジェクトに保存」または「プロジェクトのソースに追加」を選びます。保存した項目は、後からソース一覧で見つけ、今後のプロジェクト内のチャットで使えます。

たとえば、初日に「記事の構成案」、二日目に「採用した見出しと不採用にした案」、三日目に「公開前チェック」を保存します。次回は「保存した構成案とチェック項目を前提に本文を更新して」と頼めるため、過去の流れを最初から貼り直さずに済みます。

ただし、会話が残っているだけで重要な決定が毎回意図どおり使われるとは限りません。作業終了時に「今日決まったこと」「保留」「次にやること」を短くまとめ、その回答をソースに保存する運用にすると、引き継ぎの基準がそろいます。チャット検索を使えば、プロジェクト内の過去のチャットも探せます。

メモリ設定で情報の境界を決める

プロジェクトでは、デフォルトメモリとプロジェクト専用メモリを選べます。変更の手順は、プロジェクトを開き、その他のオプションメニュー（•••）から「プロジェクト設定」を選び、「メモリ」で設定して保存する流れです。変更が反映されるまで数時間かかる場合があります。

プロジェクト専用メモリでは、以前に保存したメモリはプロジェクト内のチャットで参照されません。同じプロジェクト内の別の会話は参照できますが、通常のChatGPTの会話や別のプロジェクトの会話は参照できません。仕事と個人の作業を分けたい場合や、案件ごとの情報を混ぜたくない場合に向いています。

デフォルトメモリでは、保存したメモリと同じプロジェクト内の会話が参照されます。プロジェクト外の会話も参照できるかはプランによって異なります。PlusおよびChatGPT Proでは、保存したメモリに加えてプロジェクト内の過去のチャットを参照し、プロジェクトのチャットとファイルを優先します。EnterpriseとEduのチャットはプロジェクト内に限定されます。Businessを含むその他のプランでは、別のプロジェクトがプロジェクト専用メモリに設定されていない限り、プロジェクト内外の会話が参照される場合があります。

メモリが期待どおりに働かないときは、個人設定、ワークスペース設定、プロジェクトの設定を順に見ます。Enterpriseでは個人設定の「保存したメモリを参照する」と、ワークスペース設定の「メモリ」を有効にします。その他のサブスクリプションでは、「保存したメモリを参照する」と「チャット履歴を参照する」を有効にします。

共有時はアクセス権とファイルを分けて考える

プロジェクト共有は、ウェブとモバイルアプリのChatGPT無料版、Go、Plus、ChatGPT Pro、Business、Enterprise、Eduで利用できます。共有メニューから個人やグループを招待し、「チャットアクセス」か「編集アクセス」を付与します。

編集アクセスでは、指示の更新、ファイルのアップロードや削除、ほかのユーザーの招待ができます。チャットアクセスでは、プロジェクト内のチャット、ファイル、指示を閲覧して操作できますが、ほかのユーザーの招待はできません。まず閲覧中心の人にはチャットアクセス、資料を更新する人には編集アクセスという分け方が現実的です。

ChatGPT Proは最大40ファイル、共同作業者100人、PlusおよびGoは最大25ファイル、共同作業者10人、無料版は最大5ファイル、共同作業者5人です。Business、Enterprise、Eduのプロジェクトは最大100人の共同作業者と最大40ファイルに対応します。

共有プロジェクトでは、プロジェクト専用メモリが自動的に使われます。各メンバーの個人メモリやプロジェクト外のコンテキストにはアクセスできません。ただし、プロジェクト内のチャット、ファイル、メンバーリストはメンバーが閲覧でき、追加されたファイルは全メンバーが閲覧およびダウンロードできます。顧客情報や社内資料を入れる前に、共有範囲とファイル内容を確認する運用が欠かせません。

リンク共有には「招待された人のみ」と「リンクを知っている全員」があります。後者では、リンクを知っているログイン済みのChatGPTユーザーなら共有プロジェクトに参加できます。公開範囲を変更できるのは所有者だけです。なお、共有プロジェクトのチャットはリアルタイム共同編集ではなく、既存の会話を分岐して別案を検討する仕組みです。

削除やアプリ連携で迷ったときの切り分け

Google Driveのファイルやフォルダー、Slackのチャンネルへのリンクをプロジェクトのソースとして追加できます。ただし、Google Driveアプリをプロジェクト内で追加した場合、同期はサポートされません。関連ファイルを検索して使うことはできますが、コンテンツが事前に同期されるわけではありません。

プロジェクトを削除すると、チャット、指示、プロジェクト内にのみ保存されているファイルが完全に削除され、この操作は元に戻せません。ライブラリに別途保存されているファイルは削除されません。削除前に必要なチャットやファイルを手元へコピーしておくと、作業ログを残せます。削除されたプロジェクトと、そのチャット、プロジェクト内にのみ保存されたファイル、カスタム指示は、法律上またはセキュリティ上の理由で保持が必要な場合を除き、30日以内にOpenAIのシステムから削除されます。

個人用アカウントでは、プロジェクト所有者とすべての投稿者が「すべての人のためにモデルを改善する」をオンにしている場合、共有プロジェクトのデータがモデル改善に使われることがあります。Business、Enterprise、Edu、ヘルスケア向けChatGPTのワークスペースでは、デフォルトでコンテンツをモデルのトレーニングに使用しません。会社のルールがある場合は、便利さより先に入力してよい情報の範囲を決めます。

使い分けの結論

数日続く執筆、調査、資料作成なら、プロジェクトに資料、指示、保存した回答を集める方法が向いています。毎日の進捗、決定事項、次の作業は手元のログにも残し、AIが参照する情報と人間向けの管理情報を分けます。

情報を案件内に閉じたいならプロジェクト専用メモリ、広い文脈を使いたいならデフォルトメモリを候補にします。共有では、アクセス権、ファイルのダウンロード可否、リンクの公開範囲、削除時の影響を順番に確認します。引き継げない場合は、チャットが移動対象外ではないか、必要な設定が有効か、要約をソースに保存したかを切り分ける。この小さな手順を決めておくと、同じ説明を何度も入力する作業を減らせます。

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